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ELOoffice ist die ideale Produktlösung, um Ihre tägliche Arbeit einfach und schnell zu erledigen. Die Papierflut wird reduziert und Sie finden benötigte Informationen blitzschnell wieder. ELOoffice eignet sich aufgrund seines Funktionsumfangs und dem günstigen Einstiegspreis vor allem für kleine Unternehmen und den Einzelplatzanwender.

In jedem Ihrer Dokumente können wertvolle Informationen stecken. Doch oft ist es nicht ersichtlich, welche Informationen sich an welcher Stelle verstecken. Wissen geht einfach verloren, weil wir nicht finden, was wir suchen. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) schaffen Transparenz, indem Sie uns Informationen schnell und übersichtlich verfügbar machen. Mit Dokumentenmanagement von ELOoffice bearbeiten Sie Ihr tägliches Datenvolumen besser, einfacher und sicherer.

ELOoffice bündelt Ihre elektronischen und Papierdokumente und stellt Sie Ihnen per Mausklick blitzschnell zur Verfügung. Übersichtlich sehen Sie Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen vorgangsbezogen im elektronischen ELO-Archiv ein. Mit DMS kann der Aufwand der Dokumentenverwaltung um bis 80 Prozent reduziert werden. Erfahren Sie ein neues Arbeitserlebnis mit ELOoffice-DMS. Das elektronische Verwalten von Dokumenten und Informationen funktioniert mit ELOoffice nicht nur viel effizienter, es macht einfach auch Spaß.

ELO Print&Archive - Drucken, archivieren, versenden

In nur einem Arbeitsschritt Belege wie z.B. Angebote oder Rechnungen drucken, archivieren und per E-Mail versenden - direkt aus anderen Software-Applikationen, wie bspw. aus einer Warenwirtschaft-Software heraus. Die Belegarten und individuelle Ablageregeln definieren Sie ganz einfach selbst. So können Sie erstellte Belege direkt und auftragsbezogen im ELO-Archiv ablegen.

ELO MobileConnector - Mobiler Zugriff auf Ihre Dokumente

ELO MobileConnector ermöglicht Ihnen den mobilen Zugriff auf ausgewählte Ordner und Dokumente. Sie können diese aus Ihrem ELO-Archiv auf z.B. ein Tablet, auf Ihren eigenen Server oder einen Dienst synchronisieren und somit mobil auf diese Daten zugreifen.

Neu erstellte Dokumente wie Bilder, die Sie mit Ihrem Tablet aufnehmen, oder Dateien, die Sie erzeugt haben, können Sie mit dem ELO MobileConnector ganz einfach von Ihrem mobilen Endgerät in Ihr ELO-Archiv übertragen. So wird ELOoffice zu Ihrem Begleiter bei Auswärtsterminen.

ELO Click&Find - Die intuitive Suche

Einen Suchbegriff markieren, Suche starten und das Ergebnis direkt auf Ihrem Bildschirm anschauen. So einfach können Sie mit ELO Click&Find aus jedem Windows-Programm heraus eine Suchanfrage in Ihrem ELO-Archiv starten.

Eine Rechnungsnummer, die Sie bspw. in einer E-Mail erhalten, markieren Sie mit dem Cursor und geben sie als Suchbegriff über eine Tastenkombination an ELOoffice weiter. Sofort erhalten Sie alle relevanten Informationen zu diesem Vorgang. Die Tastenkombination bestimmen Sie selbst.

ELO DropZone - Automatisch logisch ablegen

Mit der ELO DropZone legen Sie Dokumente schneller und komfortabler im ELO-Archiv ab. Ziehen Sie Dokumente und Dateien einfach per Drag & Drop auf eine von Ihnen definierte Ablagekachel. Die Verschlagwortung und Ablage erledigt ELOoffice nach von Ihnen vordefinierten Regeln. So können Sie Dokumente noch schneller und einfacher im ELO-Archiv ablegen.

Ihre Vorteile mit ELOoffice

  • Bekannte Ordnungsmechanismen (Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register)
  • Modernes User-Interface durch Multifunktionsleiste
  • Komfortables Drag & Drop von Dokumenten ins Archiv
  • Direkte Dokumentenablage aus Microsoft Office und Outlook
  • Direktsuche & Volltextrecherche
  • Rechtskonforme Archivierung
  • Langzeitarchivierung in TIFF- und PDF/A-Format
  • Übersichtliche Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Dokumentes dank Check-In und Check-Out
  • Wiedervorlage-Funktion für termingesteuerte Projekte
  • Vergleichen unterschiedlicher Versionen eines Dokumentes
  • Haftnotizen und Stempel
  • Sicheres Speichern und Verwalten elektronischer Signaturen
  • Anzeige aller gängigen Dokumentenformate im Originalformat
  • Unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitt-Anzeige
  • Einfaches Verwalten grafischer Dokumente, Bilder und PDF-Dateien dank DIA-Vorschau

So unterstützt ELOoffice Sie bei Ihrer täglichen Arbeit

Vertrautes Arbeiten im digitalen Zeitalter

Im Zeitalter der rasant ansteigenden elektronischen Informationen heißt es Überblick bewahren. In ELOoffice verwalten Sie Ihre Dokumente in den vertrauten Ordnungsmechanismen Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register. Ohne großen Schulungsaufwand fangen Sie sofort an mit der Software zu arbeiten. Einfacher kann DMS nicht sein.

Zeit sparen und Dokumente blitzschnell finden

Eine Vielzahl an intelligenten Suchmechanismen in ELOoffice ermöglicht das blitzschnelle Finden von Informationen. Sie suchen nach einer Rechnung oder einem Vertrag? Geben Sie einfach das von Ihnen vorher definierte Suchkriterium in die ELO-Suchmaske ein, z.B. die Rechnungsnummer oder das Vertragsdatum und blitzschnell finden Sie das gesuchte Dokument im Archiv.

E-Mails archivieren, so wie Sie es brauchen

E-Mails sind ein wichtiges Werkzeug unserer täglichen Kommunikation und sollten nicht getrennt von den anderen Arbeitsschritten, sondern vorgangsbezogen archiviert werden. Über die spezielle Integration in Microsoft Outlook bietet ELO die komfortable Möglichkeit, E-Mails und andere Outlook-Objekte direkt und projektbezogen zu archivieren. Das System unterstützt sowohl die Synchronisierung einzelner Outlook-Ordner, als auch die gezielte manuelle Ablage in die ELOoffice-Archivstruktur.

So macht Teamarbeit richtig Spaß

ELO bietet alle Funktionalitäten, die es braucht, um optimal und sicher im Team zu arbeiten. DMS-Grundfunktionen wie CheckIn-/CheckOut, Versionsverwaltung oder die Wiedervorlage-Funktion steigern die Effizienz bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und Vorgängen.

Haftnotizen und Stempel

Die ELO Haft- und Sprachnotizen sind nicht nur effizient, sondern gehören auch zu den beliebtesten ELOoffice-Funktionen. Gerade im Teamprozess sind diese Funktionen ein wesentliches Werkzeug für informatives und transparentes Arbeiten. Ganz einfach lassen sich Haftnotizen und individuelle Stempel auf Dokumente aufbringen und kommentieren. Unterschiedliche Textmarker ermöglichen es bestimmte Stellen im Dokument hervorzuheben.

Einfach & variabel Scannen

Das Einscannen von Papierdokumenten in ELO ist sehr komfortabel. Sie verbinden Ihren Scanner dank standardisierter Schnittstellen ganz einfach mit ELO und schon kann es losgehen. Variable Scanprofile, Bildverbesserung und automatische Ablage sind nur einige Funktionen, die ELOoffice mit dem Dokumentenscanning bietet.

Direkt aus der Microsoft Office Suite archivieren

Per Mausklick archivieren, recherchieren und öffnen Sie Dokumente aus dem jeweiligen Textverarbeitungsprogramm. ELOoffice unterstützt standardmäßig die Pakete Microsoft Office, StarOffice und OpenOffice.org.

Was will der Gesetzgeber von Ihnen?

Mit dem Einsatz eines DMS wie ELOoffice sind Sie schon auf der sicheren Seite, denn ELO hilft Ihnen, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig alle Informationen jederzeit, schnell und überall zur Verfügung zu haben.

Schnell & automatisiert archivieren

Barcodes sind bei der Archivierung ein ausgezeichnetes Werkzeug, um schnell und automatisiert eingehende Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge einfach zu verschlagworten und zu archivieren. ELOoffice bietet jetzt im Standard die Möglichkeit die Barcodes auf Dokumenten auszulesen und zu verarbeiten (Barcodeerkennung ist beschränkt auf 200 Dokumente je Anwender und Monat).

Zeitsparend & selbstständig archivieren

Mit Dokumentenmanagement von ELOoffice die Informationen aus den gescannten Dokumenten einfach auslesen und in die Verschlagwortung übernehmen. Mit der Automatisierung durch die Connector-Funktionalität wird Ihre Suche noch einfacher und schneller.

Anwenderfreundlich und komfortabel arbeiten

Eine übersichtliche Oberfläche spart sehr viel Zeit bei der täglichen Arbeit. Anhand der neuen Multifunktionsleiste finden Sie die ELOoffice-Funktionen und Befehle jetzt sehr viel schneller und einfacher. Die Multifunktionsleiste ist angelehnt an die Ribbon-Technologie aus Microsoft Office.

Effizienz macht Spaß

Das Design und die neue Multifunktionsleiste unterstützen Sie dabei, die aktuelle Version intuitiv und schnell zu erschließen. So bringt das Arbeiten mit ELOoffice nicht nur Effizienz sondern auch Spaß.


Weitere Funktionen von ELOoffice

ELOconnector - komfortabel archivieren

Sie wollen Ihren Scan- und Ablageprozess beschleunigen? Dafür bietet sich die Connector-Funktionalität an; Sie sorgt dafür, dass die Informationen aus den gescannten Dokumenten einfach ausgelesen und in die Verschlagwortung übernommen werden.

Vor-Verschlagwortung - vorhandene Infos nutzen.

Nutzen Sie vorhandenen Informationen eines Dokumentes wie Word, JPEG oder TIFF für eine direkte Verschlagwortung. Mit ELOoffice lassen sich ganz einfach vorhandene Dateiinformation wie Dateiname, das Datum oder die Dateigröße automatisch in die Verschlagwortung übernehmen. Bei gescannten TIFF-Dateien ist es möglich, den kompletten Volltext als Unterstützung für die Verschlagwortung zu nutzen.

Stapelverarbeitung

Mit der Stapelverarbeitung lassen sich eine Vielzahl an eingegangenen Dokumenten auf einmal verarbeiten. Mehrere zuvor markierte Dokumente werden so in nur einem Arbeitsablauf abgelegt.

Lernfähiger Ablageassistent

Dieses Feature spart sehr viel Zeit bei der Archivierung. Der Anwender legt eine Dokumentenart (Ablagemaske) ab und ELOoffice schlägt automatisch einen intelligent gewählten Ablageort vor. Der Anwender kann auf die spezifische Definition eines komplizierten Indexaufbaus verzichten.

Ablagepfade automatisch anlegen

Die automatische Ablage über die Indexinformation bietet einen schnellen Weg zum Speichern von Dokumenten, deren Ablageort sich aus der Verschlagwortung bestimmen lässt. In der Ablagemaske kann hinterlegt werden, dass die Indexablage auch dann erfolgt, wenn das Ablageziel nicht gefunden wurde. In diesem Fall werden die fehlenden Ordner automatisch angelegt.

Wiedervorlagetermin bei der Ablage anlegen

Legen Sie z.B. bei der Rechnungsablage automatisch einen Wiedervorlagetermin zur Kontrolle des Zahlungszeitraums an, termingerechtes Arbeiten ist so gewährleistet. Beim Ablegen jeglicher Dokumente können Sie diese Funktion nutzen.

Dokumente als PDF versenden

Versenden Sie jedes druckbare Dokumente direkt aus ELOoffice heraus als PDF. Die Umwandlung (Konvertierung) erfolgt beim Sendevorgang; Das Dokument im Archiv bleibt in seinem ursprünglichen Dateiformat erhalten. Damit ist gewährleistet, dass die Dokumente, unabhängig davon in welcher Form sie im ELOoffice-Archiv liegen, beim Empfänger als PDF angezeigt werden.

Mit Sicherheit langzeitarchiviert - PDF/A und TIFF

Für eine Langzeitarchivierung können jegliche Dokumente über den ELO TIFF- oder ELO PDF/A-Printer ins Archiv abgelegt werden. Die weltweit standardisierten Formate TIFF und PDF/A bieten in Verbindung mit ELO zwei wesentliche Vorteile: Zum einen die Speicherung von Dokumenten in ein unveränderbares Format und zum anderen die Lesbarkeit des Dokuments auch nach vielen Jahren.


Systemvoraussetzungen

Minimum:
  • CPU mit 1 GHz, 1 GB RAM
  • DVD-ROM Laufwerk
  • Bildschirmauflösung XVGA (1024 x 768) mit 24 Bit Farbtiefe
  • Internetzugang für die Aktivierung

System:
  • Betriebssystem: Microsoft Windows 10, Windows 8/8.1 oder 7 (alle 32 oder 64 Bit)
  • Programm: 1 GB freier Festplattenspeicher
  • zusätzlicher Speicherplatz für Archiv: ca. 1 GB pro 20.000 Scanseiten s/w

Optional:
  • TWAIN-kompatible Scannersysteme
  • Netzwerkscanner
  • DVD-Brenner
  • Microsoft Office 2007, 2010, 2013


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