Microsoft 365 umfasst zahlreiche Compliance- und Verfügbarkeitsfunktionalitäten, doch eine umfassende Dateisicherung gehört nicht zum Service. Laut dem Shared Responsibility Model von Microsoft fallen Kundendaten nicht in die Zuständigkeit von Microsoft. Damit ist der Kunde für die Sicherung der in Microsoft 365 erstellten Daten verantwortlich. Branchenanalysten und Microsoft MVPs stimmen überwiegend überein, dass für Backups ein Drittanbieter hinzugezogen werden muss, um unwiderrufliche Datenverluste in Microsoft 365 zu verhindern.

Für die Sicherung Ihrer Microsoft 365-Daten empfehlen wir, einen Backup-Drittanbieter oder -Service hinzuzuziehen. Ein solcher Anbieter kann einfache Backup-Prozesse bereitstellen und hat die nötige Flexibilität für die Einhaltung von Wiederherstellungszielen (Recovery Point Objectives, RPOs) und Wiederherstellungszeiten (Recovery Time Objectives, RTOs). Backup-Anbieter sollten zudem eine schnelle granulare Wiederherstellung der Daten ermöglichen und eine erweiterte Suchfunktionalität anbieten, sodass Administratoren im Handumdrehen Objekte wiederfinden können, um rechtliche und Compliance-Vorgaben zu erfüllen.

Für die Sicherung von Microsoft Teams-Daten ist es wichtig zu wissen, wie Teams auf der Backendseite funktioniert. Teams ist keine eigenständige Anwendung, sondern fungiert als Abstraktionsebene, die Daten aus anderen Anwendungen zusammenführt, darunter Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business. Die Daten aus diesen anderen Quellen zu sichern ist wichtig, aber das gilt ebenso für die Konfigurationen (d. h. Einstellungen, Mitglieder und Teamstruktur). Zu diesem Zweck sollten Sie auf einen Drittanbieter für Backups mit den neuesten APIs von Microsoft zurückgreifen, damit Sie neben den Daten aus den wichtigsten Quellen auch die Metadaten und Konfigurationen sichern können. So gewährleisten Sie eine umfassende Datensicherung und effiziente Wiederherstellung.

Mehreren Umfragen zufolge gehört zu den häufigsten Ursachen für Datenverlust in der Cloud die versehentliche Löschung. Daher sollte die Wiederherstellung von Exchange-E-Mails für Organisationen möglichst keine große Hürde darstellen. Backup-Drittanbieter können für einfache Wiederherstellungsprozesse sorgen, sodass sich Postfächer, Nachrichten, Aufgaben, Kontakte, Ordner sowie vollständig gelöschte und juristisch relevante Objekte mit wenigen Klicks wiederherstellen lassen. Die Wiederherstellungsoptionen können von Anbieter zu Anbieter variieren. Daher sollten Sie darauf achten, dass umfangreiche Optionen zum Speichern, Senden und Exportieren vorhanden sind, damit Sie Daten möglichst schnell wiederherstellen und Ihren Benutzern zur Verfügung stellen können. Wichtig ist auch die Möglichkeit, Daten nicht nur am ursprünglichen, sondern bei Bedarf auch an einen anderen Speicherort wiederherstellen zu können.